El servicio y el mantenimiento serán desafíos clave dentro de la nueva normalidad para la gestión de flotas durante el resto de 2020, y significará que los Fleet Managers deban prestar más atención al área de lo habitual. La presión para reducir los costes en un momento en que la exigencia es máxima será clave para mantener la actividad.
Debido a la incertidumbre en torno a la situación económica actual, muchas pequeñas y medianas empresas dedicadas a la logística están ajustando sus presupuestos. Como consecuencia, a menudo se posponen los ciclos normales de reemplazo de vehículos al mismo tiempo que se busca la manera de reducir los costes de servicio y mantenimiento.
No siempre estos dos objetivos son compatibles. Mientras más tiempo se mantenga un vehículo en la flota más de cerca debe el Fleet Manager monitorear su servicio y mantenimiento. El resultado más probable es que comiencen a desarrollarse problemas serios que supongan un mayor coste de reparación.
El papel de un Fleet Manager es tratar de llegar a estrategias que permitan mantener todos los vehículos de su flota en condiciones totalmente aptas para la carretera, y al mismo tiempo, minimizar los gastos, aunque no sea siempre fácil.
Anteriormente, la clave para mantener la flota en buenas condiciones era mantener al día los costes de servicio y mantenimiento, asegurando que el mantenimiento se realizaba con un nivel alto de calidad a un precio competitivo.
Pero en el contexto actual tras el estado de alarma cada empresa sobrevive como puede, no siempre contando con suficiente personal para llevar la gestión de flotas, y el Fleet Manager con el tiempo justo para identificar de forma precisa las áreas en las que se puede ahorrar tiempo y dinero. Para ayudar a automatizar este proceso un software de gestión de flotas puede aportar la solución deseada en puntos como:
- Automatizar las tareas administrativas y de control de mantenimiento.
- Gestionar y explotar los datos del tacógrafo digital.
- Controlar jornadas, kilometrajes, rentings, pernoctas, etc.
- Anticipar vencimientos y renovaciones.
- Comparar costes de los vehículos, según marca, modelo, etc.
- Programar mantenimientos y revisiones de los vehículos.
- Gestionar sus documentos y contratos.
O bien tomar medidas de ahorro y eficiencia energética, mediante un consumo eficiente con control sobre aspectos como:
- Sincronizar repostajes con las principales redes de medios de pago: SOLRED, CEPSA, H24, GALP, BP.
- Buscar las gasolineras más económicas de España.
- Integrar lecturas de consumos con el CAN Bus y Eobd2 de los vehículos.
- Controlar los consumos por kilometraje y comparativas entre vehículos o flotas.
- Detectar repostajes irregulares, que supera el volumen de un depósito de combustible o fuera de las gasolineras.
- Dotar a los vehículos de un dispositivo que informe al conductor sobre su estilo de conducción indicando su grado de eficiencia.
- Hacer seguimiento y controlar la localización de vehículos y conductores en servicio.
Planificar una adecuada gestión del mantenimiento en ITVs
Pasar la ITV de los vehículos es otro factor importante a tener en cuenta para los Fleet Managers, tal y como sucede con los coches, la periodicidad y el tiempo que debe pasar entre ITV e ITV varía en función de la antigüedad del vehículo. Durante el estado de alarma los vehículos han funcionado a pleno rendimiento durante jornadas largas, el desgaste ha sido evidente y para garantizar el mantenimiento del vehículo los Fleet Managers habrán de gestionar la petición de citas en la ITV.
Sin que las estaciones ITV estén dando ningún trato prioritario a los vehículos de transporte, los Fleet Managers se enfrentan a situaciones complejas que afectan a la flota y que no deben llevar a la paralización de los vehículos de la flota. En este sentido, una planificación adecuada de los vehículos que deben acudir a realizar la ITV y de cuándo ha de llevarse a cabo es prioritaria.
Un planificador de tareas puede ayudar a llevar a cabo la actividad del día a día de la empresa, adaptándose a las necesidades, permitiendo la definición de procesos particulares sobre: el qué ha de llevarse a cabo, cómo y por quién, facilitando ampliamente la labor de gestión y comunicación al Fleet Manager.
Organizar a un equipo de trabajo es una tarea que puede necesitar de bastante tiempo, constancia y perseverancia para que resulte óptima y más en los tiempos que corren.